Utse och rusta revisorer

De personer som utses till revisorer måste ha de egenskaper som krävs och ges bra förutsättningar. Det är viktigt för revisorernas egen skull men minst lika viktigt för organisationen.

Hur många interna revisioner behöver vi?

Man brukar säga att det är lagom med en revisor på tjugo anställda men man kan vara fler eller färre. Arbetsgången nedan kan användas som utgångspunkt för bedöma hur många revisorer ni behöver.

    • Räkna fram hur många revisionsdagar det kommer behövas.
      Utgå från ”Årsplanen för revision”.
    • Bedöm om antalet befintliga revisorer räcker till. 
      En viktig faktor är hur många revisionsdagar varje intern revisor ska leverera per år.

Följande kan kanske vara till hjälp:

        1. För att upprätthålla kompetensen att genomföra.reaktiva revisioner på ett bra sätt bör varje revisor.göra minst två endagars revisioner per år.
        2. För att upprätthålla kompetensen att genomföra proaktiva revisioner på ett bra sätt bör man göra.minst fyra revisionsdagar per år.
        3. För att personens vanliga arbete inte ska bli lidande bör man sätta ett tak på hur många revisionsdagar man ska behöva leverera.
        4. De flesta organisationer brukar låta revisions-uppdraget ta sex till åtta dagar per år. Av dessa ägnas hälften till att vara ute och intervjua och presentera avvikelser mm. Resterande tid delas.lika mellan förberedelser av revisionerna och. erfarenhetsutbyte/kompetensutveckling.
        5. Om fler revisorer behöver rekryteras så ta hänsyn till från vilka delar av organisationen.de bör komma för att få en bra bredd i kompetens
    • Överväg om de befintliga revisorerna (om de finns några) behöver utbildas eller informeras. Det kan ske med interna eller externa resurser. En viktig faktor är om man ska arbeta proaktivt eller inte. En annan är om revisorerna ska revidera verksamheten mot kraven i t.ex. ISO 9001.
    • Kommunicera med cheferna i organisationen om
      • ambitionen för internrevisionen
      • revisionsprogram
      • hur många revisorer som behöver
      •  hur mycket tid de kommer att behöva lägga på revisionen
      • fördelarna med att ha en intern revisor.på avdelningen
      • vilka egenskaper och kompetens som.behövs för att bli en bra intern revisor.

När ovanstående är klart för cheferna har ni
de förutsättningar på plats som behövs för
att på ett bra sätt utse revisorerna

Att utse revisorer

Det finns tre sätt som ledningen kan använda för att utse revisorer:

    1. Fråga brett efter vilka som är intresserade.
    2. Be första linjens chefer komma med förslag.
    3. Ledningen väljer revisor bland de medarbetare de själva anser ha de rätta egenskaperna.

Alla tre vägarna är användbara och de kan kombineras men det finns några fällor att se upp för:

    • De medarbetare som anmäler sitt intresse är kanske mycket förtjusta i regler och ser intern revision som ett sätt att få andra att följa reglerna.
    • De medarbetare som första linjens chefer rekommenderar kan vara de som man tycker sig kunna avvara
    • Ledningen, speciellt i större organisationer, har begränsad kunskap om vilka medarbetare som egentligen besitter de rätta egenskaperna. Många lämpliga kandidater kan vara okända för ledningen.

Givetvis finns det fler ”fällor” men hur bör man då göra? Erfarenheten säger att det är bäst att be första linjens chefer att utse lämpliga kandidater samt fråga dem i prioriterad ordning. Detta kan kombineras med att man gör ”reklam” för den interna revisionen. Man kan t.ex. använda texterna på den här webbplatsen

Egenskaper en intern revisor måste besitta

För att bli en bra intern revisor behöver man ha följande egenskaper och förmågor:

    • kunna hantera olika slags människor
    • vara utvecklingsinriktad och positiv
    • kunna ta in fakta och dra slutsatser
    • vara noggrann
    • kunna uttrycka sig i tal och skrift
    • ha integritet och mod att vara ärlig

Som revisor kommer man dessutom att få öva på allt ovanstående.

Utbildningar för att bli intern revisor

Vilken utbildning de som ska bli  interna revisorer behöver beror i huvudsak på tre saker:

    1. Ledningens ambition med den interna revisionen
    2. Om det redan finns en fungerande internrevision  i organisationen eller inte
    3. Om man som intern revisor ska granska hur väl verksamheten uppfyller kraven i ISO 9001, ISO 14001 eller någon annan ledningssystemsstandard

Om det finns en väl fungerande revision och man inledningsvis ska genomföra Reaktiva revisioner kan det räcka med en utbildning på två dagar. Efter den utbildningen bör man som ny revisor arbeta tillsammans med en erfaren och duktig revisor. Efter två revisioner under en erfaren revisors ledningen kan man börja leda egna revisioner.

Finns det INTE en väl fungerande revision bör man gå utbildningen som omfattar tre dagar (2+1). Den extra dagen är till för att komma igång ordentligt och som en ersättning för att man inte kan få hjälp att komma igång av några erfarna revisorer.

Ska man som revisor genomföra Proaktiva revisioner behöver man ytterligare en dags utbildning samt att man innan denna genomfört minst fem reaktiva revisioner samt följt upp att funna förbättrings-möjligheter tagits om hand på ett bra sätt.

De revisorer som ska granska verksamheten gentemot en standard som t.ex. ISO 9001 eller ISO 14001 behöver självklar kunskap om standardens innehåll och hur man ska förstå det som står i den.

Rätt förutsättningar för de interna revisorerna

Många revisorer får inte de förutsättningar som behövs. Det vanligaste problemet är att revisorns chef inte visar någon förståelse. Många revisorer upplever att de måste förbereda sig på sin fritid och att de efter en revision förväntas jobba ikapp för den tid de varit borta. En del revisorer har även vittnat om att revisorsuppdraget har setts som en nackdel när man genomför lönesamtal.

Om man får jobba under sådana förhållanden brukar revisorerna hoppa av efter några år. Konsekvensen för organisationen blir att man aldrig blir mer än reaktiv.

De mest insiktsfulla organisationerna har gett de som är interna revisorer ett mindre lönetillägg.